Q: 親会社で当社の届出を代行してもらっています。どの利用申請書を利用すればよろしいですか。

「 電子文書管理システム利用申請書《関連会社担当者》 」をご利用ください。

Q: 電子証明書をインストールしているＰＣの入れ替えをする場合の届出方法は（盗難や故障した場合も含む）

「 電子証明書再発行申請書 」をご提出ください。再度、電子証明書のインストール等の初期設定をしていただきます。

Question 1

初めて登録するのですが手続き方法を教えてください。

適用グループ · Accepted Answer

「電子文書管理システム利用申請書」をご提出ください。
登録に関するメールを送付いたしますので、メール内容をご確認の上登録をお願いいたします。申請書はこちらに掲載しています。

Question 2

電子申請の利用申請書を提出してから、大体どれくらいで利用可能になりますか。

適用グループ · Accepted Answer

概ね一週間以内に登録案内のメールをお送りします。メールに従って初期設定を完了したら、利用可能になります。

Question 3

初期設定用のメールが届きません。

適用グループ · Accepted Answer

フィルタリング機能やセキュリティソフトによって迷惑メールとして処理されている場合がございます。
TJKからの自動メールのドメインは「@pa.e-kakushin.com」になります。

Question 4

初期登録メールのURLにアクセスしようとすると「Internet　Explorer専用」との表示がされ、アクセスできません。

適用グループ · Accepted Answer

Internet　Explorer以外のブラウザ（Microsoft　Edge、Google　chrome）にてアクセスする場合は、電子申請窓口までご連絡ください。
初期登録メールを再送します。

Question 5

今回の電子申請・配信のシステムを利用するのに費用は発生しますか。

適用グループ · Accepted Answer

費用は発生しません。無料でご利用いただけます。

Question 6

電子文書管理システム利用申請書の添付書類で運転免許証もパスポートも持っていない場合はどうしたらいいですか。

適用グループ · Accepted Answer

写真付きの本人確認書類（マイナンバーカードor社員証）をご提出ください。

Question 7

電子文書管理システム利用申請書に記入する事業所のローマ字表記について、（例）「株式会社」はkabushikigaisyaまたはco.ltdのどちらですか。

適用グループ · Accepted Answer

ローマ字表記欄には下記表示のみ使用可能となりますので任意でご記入ください。
使用可能：英数、空白、括弧、ハイフン、ピリオド、コロン
※カンマの使用はできません。

Question 8

関連会社の手続きも１人の担当者が届出を行っています。端末１台で複数社の届出は可能ですか。

適用グループ · Accepted Answer

端末１台で複数社の電子証明書をインストールしての届出が可能です。

Question 9

親会社で当社の届出を代行してもらっています。どの利用申請書を利用すればよろしいですか。

適用グループ · Accepted Answer

「電子文書管理システム利用申請書《関連会社担当者》」をご利用ください。

Question 10

電子証明書をインストールしているＰＣの入れ替えをする場合の届出方法は（盗難や故障した場合も含む）

適用グループ · Accepted Answer

「電子証明書再発行申請書」をご提出ください。再度、電子証明書のインストール等の初期設定をしていただきます。

Question 11

申請書に記入するアドレスはグループ共有のアドレスでもよろしいですか。

適用グループ · Accepted Answer

共有アドレス、個人アドレスどちらでも結構です。

Question 12

銀行のシステムのようにダブル承認機能はないのでしょうか。

適用グループ · Accepted Answer

ダブル承認機能はありません。アップロード前に社内で届出データの確認（決裁）をお願いいたします。

Question 13

電子申請や電子配信など、担当者毎で使える機能を分けることは可能でしょうか。

適用グループ · Accepted Answer

担当者様のアカウント毎にサービス機能の制限を希望する際には、「電子申請・配信利用に関する申請書」にて利用停止の申請をお願いいたします。

Question 14

TJK電子文書管理システムでは、推奨されているブラウザ環境が令和4年6月でサポートが終了するといわれてるInternet　Explorerですが、その後はどうなるのでしょうか。

適用グループ · Accepted Answer

システムベンダーにてInternetExplorer11のサポート終了に伴い、令和４年６月１６日より下記の推奨ブラウザ環境に変更しております
・OS：Microsoft Windows 8.1 / 10
・ブラウザ：Microsoft Edge 最新版、Google Chrome 最新版

Question 15

TJK電子文書管理システムをTJKの利用すると１回の申請で各機関にも同時に申請出来ますか。

適用グループ · Accepted Answer

当組合の電子申請は、TJK分のみ申請が可能です。各機関によって仕組みが異なりますのでご注意ください。厚生年金の場合は、e-Gov等での申請となり、電子証明書も個別に取得する必要があります。

Question 16

過去に申請したデータは何年間分閲覧できますか。

適用グループ · Accepted Answer

ＴＪＫで受付した届出データについては、閲覧できなくなります。

Question 17

電子申請を利用する社員が退職した場合は、届出する必要はありますか。

適用グループ · Accepted Answer

必ず「電子証明書失効届」にてお届けください。届書はＨＰに掲載しています。

Question 18

申請したデータを修正したい場合はどうしたらいいですか。

適用グループ · Accepted Answer

アップロード当日中であれば、各ユーザーにおいて削除や再アップロードが可能です。当組合にて受付処理が完了した後の届出の訂正は、届出用紙による訂正届をご提出ください。

Question 19

電子媒体届書総括票はPDF以外のデータ形式で申請してもよろしいですか。

適用グループ · Accepted Answer

電子署名が付けられるファイル形式がPDFのみのため、電子媒体届書総括票はPDFでのご申請が必須となります。

Question 20

届出データの作成は、日本年金機構が提供している届書作成プログラム以外で作成したデータでの申請も可能ですか。

適用グループ · Accepted Answer

給与ソフトで、日本年金機構の「届書作成仕様書」に基づいて届書を作成したデータでのご提出は可能です。その際も、届出データはCSV、電子媒体届書総括票はPDFでご申請ください

Question 21

e-Govで社会保険労務士が申請を行う場合に都度、委任状の添付が必要ですが、TJKの電子申請でも必要ですか。

適用グループ · Accepted Answer

TJKの電子申請では委任状の添付は不要です。

Question 22

電子申請の利用者の氏名が結婚等により変更になった場合は申請が必要ですか。

適用グループ · Accepted Answer

「利用者情報変更届」の提出が必要です。

Question 23

問い合わせ先や送付先を指定する際に添付する「決定通知書送付先・問い合わせ先指定用紙」は届出をする際に都度必要ですか。

適用グループ · Accepted Answer

ご申請の届出に関するお問い合わせ先や送付先のご指定がある場合は、届出のご提出（アップロード）の際に毎回添付していただく必要があります。添付がない場合には、事業所へお問い合わせいたします。

Question 24

届出データを修正したい場合はどのように対応すればいいですか。また、その場合の提出方法はどのように提出すればよろしいですか。

適用グループ · Accepted Answer

CSVで訂正したものは届書の形式が崩れてしまうため、受け付け出来ません。テキストに変換して訂正の上、テキストファイルをご提出ください。

Question 25

給与ソフトで電子媒体届書総括票が出力できません。どのように作成すればよろしいですか。

適用グループ · Accepted Answer

日本年金機構の届書チェックプログラムをご利用いただく際に、電子媒体届書総括票の出力が同時に可能です。形式のチェックもあわせてご利用ください。

Question 26

今後拡大予定の電子申請の中で、研修室利用関連とは何の申請となりますか。

適用グループ · Accepted Answer

リゾート予約センター宛てにご申請いただいている、TJKプラザ多目的ルームや、直営保養所の研修室利用申込の申請書類の電子化を検討しています。

Question 27

今後拡大予定の電子申請の中で、健診関連とは何の申請となりますか。

適用グループ · Accepted Answer

事業所一括請求申請、団体予約利用申請等、事業所様よりいただいている申請書類の電子化を検討しています。

Question 28

電子配信を希望した場合、今まで郵送されてきた告知書・口座振替通知書、給付金支給決定通知書は、引き続き郵送で送られてくるのでしょうか。

適用グループ · Accepted Answer

原則、電子配信対象書類(告知書・口座振替通知書、給付金支給決定通知書)につきましては、令和4年4月以降は電子配信のみとなります。
電子配信切替えのための移行期間として、紙での郵送は令和4年3月までの送付となります。

Question 29

既にTJKの電子申請を利用していますが、電子配信を希望する場合手続きは必要となりますか。

適用グループ · Accepted Answer

手続きは必要ありません。

Question 30

告知書・口座振替通知書、給付金支給決定通知書の電子配信は、関連会社担当者にも配信されますか。

適用グループ · Accepted Answer

「電子配信閲覧権限に関する申出書」の提出が必要になります。

Question 31

告知書・口座振替通知書、給付金支給決定通知書の電子配信は、社労士事務所にも配信されますか。

適用グループ · Accepted Answer

申し訳ございません。社労士事務所様には配信されません。

Question 32

電子配信されたデータはどのように受け取るのでしょうか。

適用グループ · Accepted Answer

TJKの電子文書管理システムにご登録いただいている事業所担当者様へ、下記の件名よりメールを送信いたします。
本文中のURLよりログインをしていただき、マイページへのアクセスをお願いいたします。配信データはマイページからダウンロードが可能です。

件名　：【ＴＪＫ電子文書管理システム】
　　　　　ＴＪＫからの電子配信のお知らせ

Question 33

ＴＪＫ電子文書管理システムを利用する場合、電子配信開始はいつからとなりますか。

適用グループ · Accepted Answer

申請書受付日の翌月より配信いたします。
＜対象書類＞
①納入告知書、口座振替通知書関連一式
②ＴＪＫ*ＮＡＶＩ
　配信日：原則毎月17日
（土日祝の場合は前営業日）
③給付金支給決定通知書
　配信日：原則支給日の前日
　※支給日毎月10日、20日、末日　
（土日祝の場合は前営業日）
④健康診断結果別表
　配信日：受診月の翌月25日頃
⑤健康診断受診料に関する納付書
　配信日：毎月第2営業日

Question 34

TJK電子文書管理システムで電子配信される対象書類は、システム上いつまで閲覧ができますか。

適用グループ · Accepted Answer

電子配信対象書類の閲覧期間は、下記のとおりとなります。閲覧期間経過後は、データが削除されますので、期間内にダウンロードをお願いします。
＜閲覧期間＞
①納入告知書、口座振替通知書関連一式
　配信月の引落し日まで
②TJK＊NAVI
　配信日の10日後
　（土日祝の場合は翌営業日）
③給付金支給決定通知書
　配信日の10日後
　（土日祝の場合は翌営業日）
④健康診断結果別表
　配信日の翌月10日
　（土日祝の場合は翌営業日）
⑤健康診断受診料に関する納付書
　配信日の当月月末まで

配信対象書類	配信日※1	データ形式	事業所担当者	関連会社担当者	社会保険労務士
納入告知書、口座振替通知書関連一式	毎月17日頃	PDF CSV	○	〇※2	×
TJK*NAVI	毎月17日頃	PDF	○	〇※2	×
給付金支給決定通知書	毎月10日・20日・末日頃	PDF CSV	○	〇※2	×
健康診断結果別表（直営受診分のみ）	受診月の翌月25日頃	CSV	○	〇※2	×
健康診断受診料に関する納付書	毎月第2営業日	PDF EXCEL	○	〇※2	×

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