TJK独自の電子申請・配信の概要

 TJKでは、電子申請の義務化を見据え、先行導入した独自の電子申請環境および、国の整備したマイナポータル電子申請環境の活用などにより、利便性向上を目指してきました。
 TJK独自の電子申請環境を活用し、一部の書類について電子データにて配信することとなりました。

  • マイナポータルによる電子申請についてはこちら

電子申請・配信のメリット

利便性向上

  • 24時間申請や書類の受け取りが可能です。時間にとらわれず、夜間や休日でもインターネットを経由して利用することができます。

物的コスト削減

  • 届出書のご郵送が不要になるため郵送費用の削減になります。
  • CDで届出をご提出している事業所の場合、CDの購入費用の削減になります。

業務効率化

  • 届出書類が不要になるため社内のペーパーレス化が図れます。
  • 届出用紙の記入や、届出データCDへの書き込み作業がなくなります。
  • 届出書を郵送する作業がなくなります。
  • ご登録いただいたパソコンであれば、テレワーク等の自宅での作業も可能です。

個人情報保護強化

  • 届出書の郵送がなくなるため郵送事故や誤送を防止できます。
  • アクセス権限を制限できるためセキュリティ強化が図れます。

TJK独自の電子申請で可能な手続き

  1. 健康保険被保険者報酬月額算定基礎届
  2. 健康保険被保険者標準報酬月額変更届
  3. 健康保険被保険者賞与支払届
  4. 健康保険被保険者住所変更届
  • 今後、電子申請による手続きの拡大を検討しています。

TJK独自の電子配信が可能な書類

配信対象書類 配信日 データ形式 事業所担当者 関連会社担当者 社会保険労務士
納入告知書、口座振替通知書関連一式 毎月17日頃 PDF
CSV
〇※1 ×
TJK*NAVI 毎月17日頃 PDF 〇※1 ×
給付金支給決定通知書 毎月10日・20日・末日頃 PDF
CSV
〇※1 ×

※1 電子配信を行うには、「電子配信閲覧権限に関する申出書」の提出が必要です。
電子配信について利用者に閲覧の権限を設けたい場合は (7)電子配信に関する申請書 をご提出ください。
今後、電子配信を行う書類の拡大を検討しています。

TJK独自の電子申請・配信の利用方法

利用申請

電子申請・配信のご利用には、以下の通り申請書のご提出が必要です。「電子文書管理システム利用細則」をご確認のうえ、ご申請ください。
なお、1事業所で5ユーザーアカウントまでご登録いただけます。

1.申請事業所にお勤めの方(派遣、パート等含む)

(1)電子文書管理システム利用申請書(事業所担当者)

■ 添付書類
  • 利用者本人書類写し(運転免許証・マイナンバーカード等顔写真付きのもの)
    ※TJKの被保険者の場合は不要

2.申請事業所より受託している社会保険労務士

(2)電子文書管理システム利用申請書(社会保険労務士)

■ 添付書類
  • 社会保険労務士証(会員証)写し

3.申請事業所より受託している関連会社担当者

(3)電子文書管理システム利用申請書(関連会社担当者)

■ 添付書類
  • 履歴事項証明書(登記簿謄本)3か月以内の原本または写し
    ※TJK加入事業所の場合は不要
  • 利用者本人書類写し(運転免許証・マイナンバーカード等顔写真付きのもの)
    ※TJKの被保険者の場合は不要
電子文書管理システム初期設定

申請書をTJKで受付後、初期設定に必要なURLを添付したメールと、ID・パスワードをお知らせするメールの2通を送信します。
メール受信後、電子文書管理システムの初期設定を行います。
初期設定方法については「電子文書管理システム初期設定」をご参照ください。

電子文書管理システム利用方法

初期設定が完了したら電子申請のご利用が可能となります。
ご利用方法は「電子文書管理システム利用方法」・「電子申請用データ作成方法」をご参照下さい。

その他申請書

部署異動やパソコンの入れ替えなど利用状況に変更が生じた場合は下記申請書をご提出ください。

パソコンの入れ替えや破損して使えなくなってしまった場合

(4)電子証明書再発行申請書

部署異動や退職等で登録者が利用しなくなった場合

(5)電子証明書失効届

※退職の場合は別途、被保険者喪失届のご提出をお願いいたします。

登録者の氏名変更、メールアドレスや事業所の名称が変更した場合

(6)利用者情報変更届

※別途、適用事業所 名称/所在地変更(訂正)届のご提出をお願いいたします。

電子配信について閲覧権限を設けたい場合

(7)電子配信の利用制限に関する申請書

関連会社の電子配信データを受信したい場合

(8)電子配信閲覧権限に関する申出書

事業所の登録電話番号以外のお問い合わせ先を指定する場合

(9)決定通知書送付先・問い合わせ先指定用紙【TJK独自の電子申請】

TJK独自の電子申請・配信に関するよくある質問

初期登録に関する質問

Q1
初めて登録するのですが手続き方法を教えてください。
A1

「電子文書管理システム利用申請書」をご提出ください。
登録に関するメールを送付いたしますので、メール内容をご確認の上登録をお願いいたします。申請書はこちらに掲載しています。

Q2
電子申請の利用申請書を提出してから、大体どれくらいで利用可能になりますか。
A2

概ね一週間以内に登録案内のメールをお送りします。メールに従って初期設定を完了したら、利用可能になります。

Q3
初期設定用のメールが届きません。
A3

フィルタリング機能やセキュリティソフトによって迷惑メールとして処理されている場合がございます。
TJKからの自動メールのドメインは「@pa.e-kakushin.com」になります。

Q4
初期登録メールのURLにアクセスしようとすると「Internet Explorer専用」との表示がされ、アクセスできません。
A4

Internet Explorer以外のブラウザ(Microsoft Edge、Google chrome)にてアクセスする場合は、電子申請窓口までご連絡ください。
初期登録メールを再送します。

Q5
今回の電子申請・配信のシステムを利用するのに費用は発生しますか。
A5

費用は発生しません。無料でご利用いただけます。

Q6
電子文書管理システム利用申請書の添付書類で運転免許証もパスポートも持っていない場合はどうしたらいいですか。
A6

写真付きの本人確認書類(マイナンバーカードor社員証)をご提出ください。

Q7
電子文書管理システム利用申請書に記入する事業所のローマ字表記について、(例)「株式会社」はkabushikigaisyaまたはco.ltdのどちらですか。
A7

ローマ字表記欄には下記表示のみ使用可能となりますので任意でご記入ください。
使用可能:英数、空白、括弧、ハイフン、ピリオド、コロン
※カンマの使用はできません。

Q8
関連会社の手続きも1人の担当者が届出を行っています。端末1台で複数社の届出は可能ですか。
A8

端末1台で複数社の電子証明書をインストールしての届出が可能です。

Q9
親会社で当社の届出を代行してもらっています。どの利用申請書を利用すればよろしいですか。
Q10
電子証明書をインストールしているPCの入れ替えをする場合の届出方法は(盗難や故障した場合も含む)
A10

電子証明書再発行申請書」をご提出ください。再度、電子証明書のインストール等の初期設定をしていただきます。

Q11
申請書に記入するアドレスはグループ共有のアドレスでもよろしいですか。
A11

共有アドレス、個人アドレスどちらでも結構です。

Q12
銀行のシステムのようにダブル承認機能はないのでしょうか。
A12

ダブル承認機能はありません。アップロード前に社内で届出データの確認(決裁)をお願いいたします。

Q13
電子申請や電子配信など、担当者毎で使える機能を分けることは可能でしょうか。
A13

担当者様のアカウント毎にサービス機能の制限を希望する際には、「電子申請・配信利用に関する申請書」にて利用停止の申請をお願いいたします。

Q14
TJK電子文書管理システムでは、推奨されているブラウザ環境が令和4年6月でサポートが終了するといわれてるInternet Explorerですが、その後はどうなるのでしょうか。
A14

システムベンダーにて下記の推奨ブラウザ環境に変更しております
・Internet Explorer
・Microsoft Edge
・Google chrome

電子申請に関する質問

Q1
TJK電子文書管理システムをTJKの利用すると1回の申請で各機関にも同時に申請出来ますか。
A1

当組合の電子申請は、TJK分のみ申請が可能です。各機関によって仕組みが異なりますのでご注意ください。厚生年金の場合は、e-Gov等での申請となり、電子証明書も個別に取得する必要があります。

Q2
過去に申請したデータは何年間分閲覧できますか。
A2

TJKで受付した届出データについては、閲覧できなくなります。

Q3
電子申請を利用する社員が退職した場合は、届出する必要はありますか。
A3

必ず「電子証明書失効届」にてお届けください。届書はHPに掲載しています。

Q4
申請したデータを修正したい場合はどうしたらいいですか。
A4

アップロード当日中であれば、各ユーザーにおいて削除や再アップロードが可能です。当組合にて受付処理が完了した後の届出の訂正は、届出用紙による訂正届をご提出ください。

Q5
電子媒体届書総括票はPDF以外のデータ形式で申請してもよろしいですか。
A5

電子署名が付けられるファイル形式がPDFのみのため、電子媒体届書総括票はPDFでのご申請が必須となります。

Q6
届出データの作成は、日本年金機構が提供している届書作成プログラム以外で作成したデータでの申請も可能ですか。
A6

給与ソフトで、日本年金機構の「届書作成仕様書」に基づいて届書を作成したデータでのご提出は可能です。その際も、届出データはCSV、電子媒体届書総括票はPDFでご申請ください

Q7
e-Govで社会保険労務士が申請を行う場合に都度、委任状の添付が必要ですが、TJKの電子申請でも必要ですか。
A7

TJKの電子申請では委任状の添付は不要です。

Q8
電子申請の利用者の氏名が結婚等により変更になった場合は申請が必要ですか。
A8

利用者情報変更届」の提出が必要です。

Q9
問い合わせ先や送付先を指定する際に添付する「決定通知書送付先・問い合わせ先指定用紙」は届出をする際に都度必要ですか。
A9

ご申請の届出に関するお問い合わせ先や送付先のご指定がある場合は、届出のご提出(アップロード)の際に毎回添付していただく必要があります。添付がない場合には、事業所へお問い合わせいたします。

Q10
届出データを修正したい場合はどのように対応すればいいですか。また、その場合の提出方法はどのように提出すればよろしいですか。
A10

CSVで訂正したものは届書の形式が崩れてしまうため、受け付け出来ません。テキストに変換して訂正の上、テキストファイルをご提出ください。

Q11
給与ソフトで電子媒体届書総括票が出力できません。どのように作成すればよろしいですか。
A11

日本年金機構の届書チェックプログラムをご利用いただく際に、電子媒体届書総括票の出力が同時に可能です。形式のチェックもあわせてご利用ください。

Q12
今後拡大予定の電子申請の中で、研修室利用関連とは何の申請となりますか。
A12

リゾート予約センター宛てにご申請いただいている、TJKプラザ多目的ルームや、直営保養所の研修室利用申込の申請書類の電子化を検討しています。

Q13
今後拡大予定の電子申請の中で、健診関連とは何の申請となりますか。
A13

事業所一括請求申請、団体予約利用申請等、事業所様よりいただいている申請書類の電子化を検討しています。

電子配信に関する質問

Q1
電子配信を希望した場合、今まで郵送されてきた告知書・口座振替通知書、給付金支給決定通知書は、引き続き郵送で送られてくるのでしょうか。
A1

原則、電子配信対象書類(告知書・口座振替通知書、給付金支給決定通知書)につきましては、令和4年4月以降は電子配信のみとなります。
電子配信切替えのための移行期間として、紙での郵送は令和4年3月までの送付となります。

Q2
既にTJKの電子申請を利用していますが、電子配信を希望する場合手続きは必要となりますか。
A2

手続きは必要ありません。

Q3
告知書・口座振替通知書、給付金支給決定通知書の電子配信は、関連会社担当者にも配信されますか。
A3

「電子配信閲覧権限に関する申出書」の提出が必要になります。

Q4
告知書・口座振替通知書、給付金支給決定通知書の電子配信は、社労士事務所にも配信されますか。
A4

申し訳ございません。社労士事務所様には配信されません。

Q5
今後拡大予定の電子配信の適用関連届出決定通知書は、いつから開始となりますでしょうか。
A5

開始時期等の詳細につきましては、決まり次第改めてご案内いたします。

Q6
今後拡大予定の適用関連届出決定通知書の電子配信は、社労士事務所にも配信されますか。
A6

配信を予定しております。決まり次第、改めてご案内いたします。

Q7
電子配信されたデータはどのように受け取るのでしょうか。
A7

TJKの電子文書管理システムにご登録いただいている事業所担当者様へ、下記の件名よりメールを送信いたします。
本文中のURLよりログインをしていただき、マイページへのアクセスをお願いいたします。配信データはマイページからダウンロードが可能です。

件名  :【TJK電子文書管理システム】
     TJKからの電子配信のお知らせ

Q8
TJK電子文書管理システムを利用する場合、電子配信開始はいつからとなりますか。
A8

申請書受付日の翌月より配信いたします。
<対象書類>
①納入告知書、口座振替通知書関連一式
②TJK*NAVI
  配信日:原則毎月17日
(土日祝の場合は前営業日)
③給付金支給決定通知書
  配信日:原則支給日の前日
 ※支給日毎月10日、20日、末日 
(土日祝の場合は前営業日)

Q9
TJK電子文書管理システムで電子配信される対象書類は、システム上いつまで閲覧ができますか。
A9

電子配信対象書類の閲覧期間は、下記のとおりとなります。閲覧期間経過後は、データが削除されますので、期間内にダウンロードをお願いします。
<閲覧期間>
①納入告知書、口座振替通知書関連一式
 配信月の引落し日まで
②TJK*NAVI
  配信日の10日後
 (土日祝の場合は翌営業日)
③給付金支給決定通知書
  配信日の10日後
 (土日祝の場合は翌営業日)

お問い合わせ先

東京都情報サービス産業健康保険組合
適用グループ 電子申請担当
〒102-8017 東京都千代田区富士見1-12-8 TJKプラザ
TEL 03-3239-9819 FAX 03-3239-9735