「確認通知書・決定通知書」の電子配信運用について

　 ペーパーレス化、利便性向上、個人情報保護強化のため、電子配信を拡大し、 「確認通知書・決定通知書」等の交付を電子配信にて行います。 セコム（電子文書管理システム） をまだ利用されていない事業所におかれましては、この機会にご登録いただきますようご協力をお願いいたします。

電子配信開始日

２０２５年１１月１７日（月）

電子配信の対象となる届等

・資格取得届、資格喪失届、被扶養者異動届、月額変更届、算定基礎届、賞与支払届、住所変更届
※電子申請（電子文書管理システム）、紙、CDで提出されたものが対象、ただし住所変更届は、電子文書管理システムによる申請のみ対象
・電子文書管理システムで申請した届の不受理理由書

申請方法	届出書	確認通知書・決定通知書の交付方法
マイナポータル	取得届、喪失届、異動届など	マイナポータル（電子配信）
電子文書管理システム	月額変更届、算定基礎届、賞与支払届、住所変更届	電子文書管理システム（電子配信）
用紙、CD	取得届、喪失届、異動届、月額変更届、算定基礎届、賞与支払届 ★1
	その他の届（用紙、CDで申請された住所変更届を含む）	郵送（紙で発行）

※★1の訂正届・取消届について、確認通知書・決定通知書がシステム出力されない場合には、従来通り確認印を押印した写しをお送りいたします。
※★1の二以上事業所勤務被保険者に関する決定通知書については、従来通り紙媒体でお送りいたします。
※電子文書管理システムにて申請いただける届に変更はありません。申請できるのは、月額変更届、算定基礎届、賞与支払届、住所変更届の4つのみです。上記以外の届は不受理となります。

運用

・電子申請（電子文書管理システム）、紙、ＣＤで提出された対象の届は、ＴＪＫで登録後、決定通知書を電子文書管理システムより電子配信いたします。
※マイナポータルで電子申請された届の通知書は、マイナポータルから電子配信いたします。
※電子文書管理システムにて適用通知書の閲覧権限がある利用者がいない事業所へは、従来通り郵送いたします。
・配信されると、登録されたメールアドレスへお知らせメールが届きますので、電子文書管理システムより、対象の決定通知書データ（ＰＤＦ）をダウンロードしてください。
※被扶養者異動届の決定通知書について、一つのPDFファイル内に複数の決定通知書がある場合がございます。
※閲覧権限者が部署異動や退職により、権限を変更し（利用しなくなった）場合、必ず「電子証明書失効届」をご提出ください。

　　

配信された決定通知書データの閲覧権限等

　２０２５年１０月１日時点で「適用関係届出の電子申請ができる方（事業所担当者、社会保険労務士、関連会社担当者問わず）」は、 ＴＪＫで電子配信されたデータの 閲覧権限を付与しておりますので、１１月１７日（月）より閲覧が可能です。閲覧権限を変更・追加したい場合は、当組合ＨＰ「電子申請のご案内」ページにございます「電子配信利用変更申請書」をご提出ください。　

※１０月１日以降に新規申請された方は、申請時に閲覧権限の有無を選択可能

ダウンロード（閲覧）期限

　ＴＪＫが決定通知書データを配信した日が属する月の、翌月２５日がダウンロード（閲覧）期限になります。翌日２６日にデータは削除されますので、期限までにご確認をお願いいたします。
※ダウンロード（閲覧）期限は、曜日に関わらず翌月２５日となります。

例1）　ＴＪＫが２０２５年１１月に配信した決定通知書データ・・・２０２５年１２月２５日（木）まで閲覧可能 　
例2）　ＴＪＫが２０２５年１２月に配信した決定通知書データ・・・２０２６年１月２５日（日）まで閲覧可能

廃止・変更となる取り扱い

電子配信への移行に伴い、下記の取り扱いを変更いたします。

• 届のコピー等に受付印を押印して返送する運用を廃止します
  届出される際に事業所・社労士事務所の控として届のコピー等を添付いただいた場合、当組合の 受付印を押印し返送しておりましたが、電子配信への移行に伴い取り扱いを廃止いたします。
  ※正副の提出が必要な届につきましては変更ありません。

• 届、添付書類、返信用封筒は原則返送いたしません
  取り下げ依頼があった場合や当組合が返戻すべきと判断した場合を除き、ご提出いただいた届、添付書類、返信用封筒は原則返送いたしません。国民年金第３号被保険者関係届（以下、「第３号届」という）や年金事務所宛の届等、ご提出先をお間違いないようお願いいたします。
  ※令和２年度より第３号届の医療保険者記入欄についての対応は行っておりません。
  ※部署名や担当者名が記載されている登録事業所住所宛の返信用封筒については、電子配信されない通知書等の発送に使用可能です。切手を貼らずに添付ください。

• TJK電子文書管理システム用「決定通知書送付先・問い合わせ指定用紙」を廃止します
  １１月１７日（月）の電子配信開始以降は郵送による決定通知書の送付先は、すべて事業所住所とさせていただきます。社労士事務所等で決定通知書の確認が必要な場合は、TJK電子文書管理システムのご登録をお願いいたします。
  ※お問合せ先を指定したい場合は、「問い合わせ指定用紙」をご使用ください。

• 電子文書管理システムにて申請いただいた届の不受理理由書について、郵送ではなく配信にて通知します
  届出されたデータ・総括票等に不備があった場合、「電子申請書類返戻書」を郵送しておりましたが、電子配信への移行に伴い「TJK独自の電子申請不受理理由書（以下「不受理理由書」という）」に名称を変更し、配信にて通知いたします。
  ※不受理理由書に記載している受付日とは、電子文書管理システムの「〔申請〕適用届出窓口」にデータ・総括票をアップロードしていただいた日の翌営業日を指します。

• 健康保険被扶養者住所変更届は副に確認印を押印し、事業所住所に送付いたします。
  届にて対象者の同居区分が同居から非同居、もしくは非同居から同居に変更された際、「健康保険　被扶養（異動）決定通知書」が配信されます。併せてご確認ください。
  ※決定通知書が配信されない事業所には確認印を押印した副のみお送りいたします。

マイナポータルを利用した電子申請では、電子文書管理システムでは取扱いができない「資格取得届・資格喪失届等」の電子申請が可能です。併せてご検討ください。

社労士事務所に委託をされている場合、こちらの内容を必ずご連携いただきますようお願いいたします。

お問い合わせ先

東京都情報サービス産業健康保険組合
適用グループ
〒102ｰ8017　東京都千代田区富士見1-12-8 TJKプラザ
TEL 03-3239-9819　 FAX 03-3239-9735